Фирмата расте и таблиците в Excel вече не стигат. Едни казват „вземете готов CRM“ (програма за клиентите и продажбите), други — „направете си система“. Двата съвета са верни, но за различни фирми.
Тук е как да разберете в коя група сте — с пример за сметката за три години и признаците, че готовият софтуер ви е станал тесен.
Кога да изберете готов софтуер и кога софтуер по поръчка?
Изберете готов софтуер, когато процесът ви е стандартен — фактуриране, продажби, склад, графици — и готовият продукт го покрива без много нагласяне. Софтуер по поръчка си струва, когато процесът е предимството ви пред конкурентите, когато плащате месечно за десетки потребители или когато свързвате няколко системи, които не говорят помежду си. За повечето малки фирми правилният отговор в началото е готов продукт.
| Готов софтуер | Софтуер по поръчка | |
|---|---|---|
| Цена в началото | Ниска — абонамент | По-висока — разработка |
| Цена с времето | Расте с всеки нов потребител | Хостинг и развитие, без такса на потребител |
| Срок до старт | Дни | Седмици |
| Процесът | Нагласяте се към софтуера | Софтуерът се нагласява към вас |
| Данните | При доставчика | При вас |
Сметката за три години — пример
Числата по-долу са примерни, за да се види логиката. Сменете ги с вашите.
Готов софтуер: 15 потребители × 25 € на месец = 375 € месечно, или 13 500 € за три години. Ако екипът стане 25 души, сумата за същия период става 22 500 €.
Софтуер по поръчка: 8000 € разработка + 60 € месечно за хостинг (сървъра, на който работи) и поддръжка = около 10 200 € за три години, независимо колко души го ползват.
При малък екип готовият продукт почти винаги излиза по-евтино. При голям екип, който расте, сметката се обръща — но само ако системата по поръчка е направена добре и не се налага да се пренаписва.
Пет признака, че готовият софтуер ви е тесен
- Работите в Excel около системата. Данните влизат в програмата, но отчетите се правят на ръка.
- Плащате за модули, които не ползвате, за да получите един, който ви трябва.
- Прехвърляте данни ръчно между две системи, които не се свързват.
- Променяте процеса, за да пасне на софтуера, а не обратното.
- Сметката расте с всеки нов служител, без да расте ползата.
Ако разпознавате три от петте, си струва да сметнете варианта по поръчка.
Кога софтуерът по поръчка е лоша идея
- Нямате ясен процес. Софтуерът ще закове хаоса, вместо да го оправи. Първо опишете как работите, после го автоматизирайте.
- Трябва ви утре. Готовият продукт тръгва за дни, системата по поръчка — за седмици.
- Задачата е регулирана. Счетоводство и заплати оставете на готов софтуер, който следи законовите промени вместо вас.
- Бюджетът е под цената на първата версия. Половин система е по-лоша от готов продукт.
Средният път
Често правилният отговор не е „или-или“. Готов софтуер за стандартната част — счетоводство, фактури, поща — и малко приложение по поръчка за това, което ви отличава: клиентски портал, калкулатор на оферти, табло с данни от няколко системи. Двете се свързват през API (входът, през който програмите си говорят) и всяко прави това, в което е добро.
Накратко
- Стандартен процес и малък екип — готов софтуер.
- Процесът е предимството ви, екипът расте или системите не се свързват — софтуер по поръчка.
- Сметнете цената за три години, не само първия месец.
- Регулираните задачи оставете на готов софтуер.
Ако сметката ви води към система по поръчка, вижте как правим уеб приложения и SaaS по поръчка и колко струва първата версия. Ако не сте сигурни — един разговор от 20 минути обикновено стига, за да се разбере.